Kako organizirati delo v pisarni - moteči telefonski klici

Velikokrat nas pri delu zmotijo telefonski klici, ki niso nujno pomembni za delovanje našega podjetja. Leta in leta jim posvečamo svoj čas, dokler se ne zavemo, kaj so naše prioritete. Takrat začnemo zavestno iskati dogodke, ki nas motijo pri opravljanju našega dela in nam kradejo čas. Mislim, da je zelo srečen tisti poslovnež, ki se tega dejstva zave čim bolj zgodaj. Običajno nam ponujajo odgovarjanje na ankete, povabila na seminarje, vabila k nakupu knjig ali revij, zavarovalne storitve in podobno. In kaj lahko naredimo? Vzemite si čas in en mesec zavestno spremljajte klice, ki jih prejemate. Vzemite list papirja in zapisujte klice, ki niso pomembni za opravljanje vašega dela ali za delovanje vašega podjetja. Naslednji korak je, da si na list papirja pripravite scenarije odgovorov, ki jih boste prebrali oz. povedali, ko vas bo presenetil neželen klic. Odvisni naj bodo od tega, kako pomembna je informacija, ki jo prinaša klicatelj. Na primer, če dobivate klice o telefonskih anketah, ki vam hitro vzamejo 15 minut časa, si za pomoč na listek napišite stavek, ki vam bo pomagal, da jim poveste, da ne želite sodelovati v anketi in da želite, da vas izbrišejo iz baze. Zavedajte se, da ne rabite odgovarjati na vse klice. Tudi ni potrebno, da klicatelja nadirate, saj s tem razburite tudi sebe in se težko spet skoncentrirate pri svojem delu. Možne so naslednje rešitve: - prosite jih, da si v svoji bazi označijo, da ne želite, da vas kličejo po telefonu, - če vam je informacija vseeno zanimiva, a se ne želite o njej pogovarjati po telefonu, jih lahko prosite, naj vam informacije pošljejo po elektronski ali navadni pošti. Ponavadi vas bodo v tem primeru čez čas ponovno poklicali po telefonu in preverili, če ste dobili informacije. Zato jih morate že takoj prositi, da želite komunicirati samo preko maila in naj označijo, da ne želite, da vas kličejo. Zakaj je priporočljivo, da si odgovore napišemo na listek? Ko nas klic preseneti, se težko hitro odzovemo in zato nam je listek lahko v pomoč. Zavedajte se, da imajo tudi v klicnih centrih napisane scenarije klicev in nato berejo tekst, ki ga imajo pripravljenega. Zato imate do tega pravico tudi vi. Čez čas, ko se boste navadili, pa listka itak ne boste več potrebovali. Ne pozabite, da so tudi na drugi strani telefona samo ljudje, ki opravljajo svoje delo. Zato tudi mi spoštujemo njih in jim prijazno povemo, da klicev ne želimo, zahtevamo izbris iz baze ali oznako, da ne želimo klicev, s tem pa dosežemo, da tudi drugi spoštujejo naš dragoceni čas.